如果你已经传过素材、写过一次，接下来最值得弄明白的是：AI 什么时候会自己翻知识库，什么时候需要你点名，以及怎么让它越用越准。
这篇不重复“点哪个按钮上传”。基础操作看知识库快速上手（5 分钟）；下面讲自动召回、手动挂载、素材质量、看板和每月整理。
先说结论：七分在素材，三分在需求
知识库的效果，不取决于你传了多少份，而取决于两件事：
- 素材里有没有这次要用的具体信息——单位、事项、数据、时限、问题、做法；
- 这次的需求有没有说清楚——写什么文种、给谁看、重点写什么。
同一份素材，需求写“写个通知”，AI 很难判断该不该用；需求写“面向全区学校写暑期防溺水通知，重点写责任分工、隐患排查、家校联动”，它就有明确的线索。反过来，需求再具体，素材里全是空泛的“高度重视、加强领导”，也挑不出有用的东西。
自动召回：AI 怎么挑，为什么有时不挑
你在 /write 输入需求并生成时，系统会从你的知识库 + 团队共享给你的知识库里，按需求挑出通常 3～6 段最相关的资料，放进写作上下文。它挑的是“相关片段”，不是整份文件；同一份素材最多取两段，避免一份文件占满名额。
它有一个很明确的倾向：宁可少给，也不硬塞不相关的。如果库里只有一堆同文种的“通知模板”，没有和你这次主题相关的内容，它可能一段都不召回，而不是随便找几份“长得像通知”的凑数。这是好事——硬塞无关材料，反而会把稿子带偏。
生成后，打开编辑器右侧「素材」页签，最上面是“AI 自动召回”：
- 显示这次召回了几段、每段来自哪份材料、摘要是什么；
- 标“已引用”的，表示正文里真的出现了对应引用编号；
- 点某一条，可以跳到正文引用它的位置；
- 底部会显示这次是“语义召回”“关键词召回”还是两者都有。
阅读模式下，引用位置会出现很小的 K1、K2 上标，点它可打开右侧参考素材；编辑时看不到这些标记，导出 Word/PDF/TXT 也会自动去掉，不会影响成稿。
“刷新”只是重新读这篇稿子最近一次的召回记录，不会重新检索。想重新挑，重新生成。
手动挂载：什么时候该自己点名
自动召回适合“我也说不准哪份合适，你先帮我找”；手动挂载适合“这次必须用这份”。
在 /write 点工具栏「素材」→「知识库」，可以搜索、按分类筛选，勾选后点“确认挂载”。手动挂载的是整份全文，不是片段；挂载后，自动召回会把它排除，避免同一份内容进两次。
我的建议是：一次挂 1～3 份，不要十几份全挂上。全文堆多了，重点会被稀释，模型反而不知道该听谁的。确实要“以这份为准”，挂一份就够；其余让自动召回补充。
AI 推荐：写之前先看看“可能会用上什么”
输入需求后，等右侧意图分析出来，工具栏「素材」上会出现推荐条数。点开「素材 → 知识库」，弹窗顶部就是“AI 推荐（基于本次需求）”：
- 每条显示素材名和匹配度，点一下加入本次参考；
- 可以“全部添加”，但添加后还要点“确认挂载”才真正生效；
- 也可以按名称/正文搜索，或按分类筛选，自己挑。
推荐需要需求至少 12 个字；工具栏的推荐条数要等意图分析完成才出现，弹窗里的 AI 推荐打开时就会按当前需求匹配。需求太短、太泛，推荐可能不出现，或者不准。
把需求写对：召回准不准的另一半
不要去背“提示词模板”，记住四个要素就够：
- 写什么：文种（通知、报告、请示、讲话、总结）；
- 给谁：上级、同级、下级、社会公众；
- 重点：这次最想解决的问题、必须写到的内容；
- 语气/篇幅：规范、简明、严肃，大概多少字。
对比一下：
普通：“写一份安全生产通知。”
清楚：“写一份面向全区中小学、幼儿园的 2026 年暑期防溺水工作通知，重点写责任分工、隐患排查、家校联动和应急处置，语气规范，1000 字左右。”
第二种写法，AI 才知道该找“防溺水”，而不是随便找一份“安全通知”。需求里出现具体的主题词、对象、时间、重点，自动召回和 AI 推荐都会更准。
上传与提炼：决定召回上限的三件事
1. 素材要有“可被引用的事实”
政策文件、检查通报、整改清单、数据口径、领导讲话，比空泛的模板更有用。上传时优先选：
- 有明确单位、时间、事项、数字的材料；
- 与你现在业务直接相关的文件；
- 最近一版，而不是三年前的旧口径。
上传格式、大小限制和查重规则见快速上手；这里只强调：扫描件、加密文件提取不到文字，传了也不会入库。
2. 名字、摘要、标签要让人和 AI 都能看懂
- 名字写“年份 + 事项 + 单位/文种”，不要“通知.pdf”“材料1”；
- 摘要用一两句话说清“这份材料能提供什么”，比如“含 2025 年检查发现的 12 个问题、整改时限和责任部门”；
- 标签用稳定的两三个词，比如“防溺水”“2026”“通知”，不要每次发明新词。
“AI 智能生成摘要与标签”要求正文至少 100 字；摘要只读正文前 4000 字左右，长文件建议自己补一句。标签主要方便你筛选、批量管理，不直接决定 AI 召回；真正影响召回的是正文内容和需求相关性。
3. 分类要选对
- 参考资料：政策、数据、通报、历史材料，AI 取事实、口径、背景；
- 范文模板：完整范文，AI 学结构、层次、开头结尾；
- 金句胶囊：短句、提法、过渡句，AI 参考、改写，不整段照搬。
上传默认是“参考资料”。如果你把一份范文放在参考资料里，AI 可能只取其中的事实；把政策文件标成模板，它可能去模仿结构。花几秒钟确认分类，比以后反复调教省事。
顺手沉淀：写完把好东西存回去
- 编辑器里选中一句好用的话，浮动菜单点“存金句”，存成金句胶囊；
- 右侧「素材」里展开一份材料，点数据库图标“存入知识库”，复制成知识库条目；
- 想把一篇好稿子当模板，目前没有“整篇一键存模板”，复制正文到“手动录入”，分类选“范文模板”最稳。
动态管理：看板、缺口、配额和共享
搜索和筛选
知识库搜索支持名称、正文、摘要、标签，多个关键词用空格分开；结果会显示命中的上下文并高亮。可以按来源（自己创建/他人共享）、标签、分类筛选；点一行是只读预览，要改才点笔形按钮。
标签筛选和批量加标签适合整理同一主题的材料。批量加标签只追加、不覆盖；要删某个标签，进编辑里逐个删。
看住配额
标题下面有 已用 X/Y 和“近 7 天 +N”。到 80% 变琥珀色并出现“升级扩容”，到 90% 变红。配额只算你自己创建的知识库条目；团队共享给你的素材不占你的名额。
快满时先删“传了但从来没用过”的旧文件，再合并同名/重复版本，最后才考虑升级。一条素材占一个名额，但影响写作效果的是内容质量，不是数量。
使用看板
只有最近生成过文稿才出现。四个数字：
- 自动召回率：有自动召回的生成篇数 / 总生成篇数；
- 引用率：正文真的用了引用编号的篇数 / 有召回的篇数；
- 召回未用率：召回了但没用上，等于 1 - 引用率；
- N 天生成：统计窗口内生成了多少篇，样本量。
它主要反映自动召回，手动挂载的素材不一定计入，别拿它当考核。样本很少时看趋势就好。
召回率低，先看需求和素材是否相关；引用率低、未用率高，说明“给了但没用上”，可能是素材太泛、几份材料口径冲突，或者需求没写清重点。先改这两头，不要急着调标签。
知识缺口
最近 30 天，如果你在知识库搜索某些词经常搜不到（累计 3 次以上），页面会提示“最近 N 次搜索没有结果”，并列出最常搜的词。它不是批评你，而是在告诉你“下个月该补哪些主题的文件”。点“上传文件”就能补。
团队共享
主账号/子账号共享给你的素材会出现在“他人共享”，有原文件的可以下载，也会参与自动召回；但它是只读的，不能编辑、打标、删除，批量操作会自动跳过。需要更新请联系素材所有者。
登录状态下，在
/write直接上传或粘贴的素材，保存成功后也会进个人知识库并占配额。临时参考的材料，写完记得清理。
一个月怎么用：把知识库变成习惯
不用天天整理，按这个节奏就够：
| 时间 | 做什么 | 目的 |
|---|---|---|
| 月初 10 分钟 | 看配额和近 7 天新增；删过期/重复；合并同名；补缺口提示里的主题 | 不让库变臃肿 |
| 平时随手 | 好文件、好句子、好数据就存；上传后补摘要、标签、分类 | 让素材“以后找得到” |
| 写前 2 分钟 | 需求写具体；看 AI 推荐；确定要用的挂 1～3 份 | 让这次写作有依据 |
| 写后 3 分钟 | 看自动召回和“已引用”；没用上的，想想是需求没写清还是素材不相关 | 下次更准 |
| 月末 10 分钟 | 看召回率、引用率、召回未用率；把本月好稿/好句沉淀 | 让库越用越值钱 |
一个很实在的判断标准：如果你连续一个月都没有从知识库里“拉取”过任何东西，那要么是库里的材料不对，要么是你写需求时没给它机会。 先补两三份真正相关的文件，再把需求写具体，比继续传更多文件有用。
常见问题
自动召回和手动挂载，到底选哪个？ 不确定哪份合适，让 AI 自动召回；明确知道要用哪份，手动挂载。手动挂载是全文，自动召回是片段；手动挂载后，自动召回不会重复选它。
上传了，为什么写作时没被用上？ 先看需求和素材是否相关，再看素材是否有具体内容，最后看是不是刚上传还没处理完。也可以在写作时手动挂载这份素材，明确告诉 AI“这次就用它”。
删除知识库素材，会影响已经写好的文档吗？ 不会。挂载到文档里的素材是副本，删知识库条目不会删文档里的副本；但以后写作时不能再引用这条。想彻底清理，要进对应文档的「素材」里移除。
标签打得越多，AI 越容易用吗？ 不一定。标签主要方便你筛选、批量管理；AI 写作时更看正文内容和本次需求是否相关。标签清楚能帮你快速找到该挂的素材，但别指望靠堆标签提高召回。
AI 摘要/标签不准，能改吗？ 能。生成后直接在编辑里改，标签也可以手动增删。AI 摘要只覆盖正文前 4000 字左右，长文件建议自己补一句更准确的。
共享素材能编辑吗？ 不能。共享给你的素材是只读的，可以看、有原文件的可以下载、可以参与写作，但不能改、不能打标、不能删；需要更新请联系素材所有者。
为什么配额少了一条？ 配额只算你自己创建的知识库条目。同名重复上传、手动录入、写作台上传都会占一条；内容完全相同的重复上传会被跳过，不占。共享素材不占你的配额。
引用编号 K1 在哪里看？
阅读模式下，引用位置会有小号上标，点它打开右侧参考素材；编辑时看不到，导出时也会自动去掉。它的作用是让你回查“这句话用了哪份资料”，不是给读者看的。
注意事项
- 知识库是写作辅助，不是政策依据本身。引用前核对文件版本、适用范围和最新口径。
- 涉密、内部敏感材料不要上传；确需使用先脱敏，并按单位规定审批。
- 上传质量比数量重要。十份具体、相关的材料，胜过一百份泛泛的“通知模板”。
- AI 摘要、标签、分类都可能不准，生成后花几秒改一下，后面省很多事。
- 引用标记只代表“可能用了这段”，不代表内容一定正确；成稿仍要人工核稿。
- 配额快满时先清理，再考虑升级；共享素材不占你的配额。
- 团队共享是只读的，尊重素材所有者的权限和版本管理。