周报工作流怎么用：从新建期次到导出 Word

周报工作流不是“输入一句话生成周报”，而是一条从建期次、收填报、催报、汇总、成稿到定稿的流水线：汇总人（通常是办公室）建任务、发链接；各单位按栏目交材料；汇总人决定哪些材料进正文、写栏目摘要；最后成稿、导出 Word、定稿归档。

先看全貌：四个阶段、三类角色

• 汇总人：期次创建者，拥有配置、催报、退回、汇总、成稿和定稿权限；一期只有一个汇总人。
• 填报人：被指派的团队成员，或拿到“链接 + 验证码”的联络员，只能填被指派单位。
• 部门负责人：没有独立账号。提交时勾选“已报请负责人审阅并同意”，是填报人对线下审阅的承诺，不是线上审批。

入口在 周报工作流，登录后分为“我的期次”和“待我填报”。“我的期次”里可以打开、复制为新期次、编辑配置或删除；“待我填报”是别人指派给你的任务。

开始前准备

• 工具需要登录；被分享链接的填报人可用 4 位验证码免登录填写。免费套餐可用，但 AI 摘要、AI 润色、导出 Word 会消耗额度（见文末）。
• 先列清：本期栏目、单位清单、每家单位的填报人与邮箱、报送截止时间。
• 数据保存在服务器，AI 会读取素材；不要填报国家秘密、工作秘密、内部敏感材料和他人隐私。

第一步：新建期次（配置中）

点“+ 新建期次”，进入两步向导。配置过程会自动暂存草稿，刷新可恢复。

基本信息

• 期次标题（必填）：如“XX局 2026 年第 28 周工作周报”。
• 期次类型：周报/月报/季报/日报。切换类型会推荐区间与截止时间（默认到本周五、月末、季末或当天 17:00），手动改过则保留。
• 报送区间（必填）：本期工作覆盖的起止日期。
• 报送截止时间（必填）：单位必须在此之前提交。区间说“写哪段时间”，截止时间说“什么时候交”。
• 套用模板 / 基于上期创建：只复制配置，不复制上期填报内容。

报送栏目

• 通用栏目：所有单位都要填。默认 3 个（重点工作推进情况、存在问题与困难、下步工作安排），可增删、改名、排序。
• 每栏可设：名称、填报说明/示例、必填或选填、单栏字数上限。
• 个性栏目：只分配给指定单位，如“领导重点关注事项”。在第 2 步为单位勾选；没分配出去时，任何单位都看不到。
• 至少保留一个通用栏目，栏目名不能为空。

注意：收集中或汇总中仍可改栏目，但删除栏目后该栏素材和摘要将不再可用；在成稿页「素材底册」删除会同时清除数据，不可恢复。改完栏目建议通知单位刷新填报页。

提醒设置

• 催报文案支持期次名、单位总数、已交/未交数、未交单位名单、截止时间等变量，复制或发送时自动填入。
• “截止前自动提醒”可选 1～72 小时窗口，同一单位本期只提醒一次；需管理员配置服务器定时任务后才生效。

分组与单位

• 分组用于按类型归类（机关科室、下属单位等），可增删改名；单位名称必填，同期不能重名。
• 指派填报人：从团队成员中选择。发布或后续换人时，系统会给新填报人发邮件。
• 收件邮箱覆盖：留空时使用填报人账号的办公邮箱/登录邮箱；两者都没有，催报会失败。
• 批量添加：从 Excel 粘贴“分组 + 单位名称”两列，提交前预览；勾选单位后可批量指派、移动分组或加个性栏目。
• 个性任务派发：按个性栏目反选需要填报的单位，适合“某个专项只要几家科室报”。

保存前重点看三个提示：未指派、无可用邮箱、单位重名。这三个是后续催报失败的主要原因，尽量在发布前清零。

创建与发布

点“创建期次”进入收集看板，此时仍是“配置中”，单位还不能填。核对后点“开始收集”：

• 期次进入“收集中”，各单位可凭链接和验证码填报；发布时会邮件通知已指派且有邮箱的填报人（单次最多 50 家，更多用催报逐个提醒），配置群机器人还会发群消息。
• 未指派单位可由汇总人代填，或凭链接和验证码填报。

第二步：分发填报链接（收集中）

每个单位卡片都有“填报链接”按钮，打开“分享填报”弹窗：

• 复制邀请文案并发送：文案含单位名、期次、截止时间、链接和 4 位验证码；链接与验证码各占一行，微信、钉钉转发不易截断。
• 也可单独复制链接、复制验证码，或展示二维码让对方扫码。
• 验证码重复打开不变，已发出的仍可用；点“刷新验证码”会作废旧码，需把新码重新发给单位。
• 链接优先用短链（/t/…/weekly，默认 120 天有效）；未配置签名密钥时回退普通长链接。
• 全部填报链接：可复制全部邀请文案、导出 CSV、只看未提交单位，也可逐行刷新验证码或展开二维码。

谁需要验证码：已登录且被指派为该单位填报人打开链接直接填报；未登录或其他账号必须输入 4 位验证码；汇总人本人打开是“代填视图”，内容记在该单位名下。

链接 + 验证码就是填报凭据，只发给该单位联络人，不要发到全员大群。

第三步：填报人怎么填

1. 打开链接。未登录时，页面会先显示“哪个单位、哪一期”，再要求输入 4 位验证码。
2. 按栏目填写。必填栏目不能空；每栏有字数上限，到达上限后无法继续输入。
3. 序号行（1.、1、、一、）回车自动生成下一个序号；有上期内容可“一键带入”，在此基础上改本期变化。
4. 每栏“通顺段落”可让 AI 只通顺措辞、不改事实；消耗 AI 次数，应用前请核对。
5. 停止输入约 1.5 秒自动保存草稿，也可手动“保存草稿”；换设备前确认页面显示“已自动保存”。
6. 提交弹窗会列出未填的必填栏目；必须勾选“已报请部门（单位）负责人审阅并同意”才能提交。
7. 提交后内容锁定。登录填报人可“撤回”再改；验证码填报人没有撤回按钮，直接修改后“重新提交”覆盖。
8. 被退回时页面显示原因和时间，原内容保留，改完重新提交。
9. 超过截止时间仍可提交，确认后记为补报，汇总人能看到补报标记；定稿后填报页只读。

页面顶部会显示期次状态和单位状态：未填报、草稿、已退回、已提交。

第四步：催报与进度

看板顶部显示“已提交 n/n”“待催报 n”和截止倒计时；单位列表可按状态筛选，也可搜索单位、填报人或分组。单位提交后，汇总人会收到邮件通知。

• 单家催报：单位卡片“催报”；群发催报：顶部“邮件催报未交单位”，对象是未填报、草稿、已退回三种状态。
• 催报邮件带链接和验证码（无有效码会自动生成，不作废已发出的码），并附汇总人联系方式。
• 失败单位进入失败清单，且不会记为“已催报”，补发即可；没有可用邮箱的需补邮箱或用分享链接手动发。
• “复制催报文案”是群发版，含未提交单位名单，不要一对一发给单个单位。

自动催报：在“催报设置”里开启，截止前 1～72 小时自动提醒未提交单位一次；依赖服务器定时任务。

群机器人：工具首页“通知设置”可配置企业微信/钉钉/飞书机器人。发布、提交、退回时同步发群消息；群里不列未提交名单。

退回与回退：单位卡片“退回”需填原因，填报人会收到邮件，内容不删；收集中可“返回配置”，单位暂停填报、已交内容保留，重新“开始收集”后原链接仍可用；汇总中可“回到收集”，定稿后可“重新开启汇总”。

第五步：汇总整理

点“进入汇总整理”。两种视图：**按栏目（推荐）**一屏看完本栏目所有单位的内容，适合批量决定采纳/剔除；按单位抽查某一家单位的全部栏目，适合上期对比和代填。

最重要的口径：未剔除即进入 AI。

• 素材状态有原始、已采纳、已剔除三种。
• 只有“剔除”会让素材不进入 AI；“采纳”只是优先级标记，不排除任何素材。
• 没标记的素材同样会进入 AI；“已决策 x/y”只是标记进度，不是“只有采纳的才进正文”。

逐条可做：采纳（A）、剔除（X）、恢复（R）；打标签（1～5：亮点、民生、项目攻坚、安全生产、营商环境）；修订原文；AI 润色。所有改动都有留痕。

栏目底部可“全部采纳 / 全部剔除 / 全部恢复”。栏目多时可用 J / K 切换单位行，Ctrl/⌘ + Enter 跳到下一条未标记素材。

AI 归并：按“是不是同一件事”把本栏素材分组，只读展示，不会自动合并或删除任何素材；同栏不超过 2 条时不调用 AI。相似内容会提示人工核对，是否剔除由你决定。

栏目摘要：点“AI 摘要”，用本栏“将进入 AI”的素材生成；已有摘要会先确认覆盖，覆盖后可“撤销上次 AI 覆盖”，也可手写。素材变化后会提示重新生成。成稿输入 = 每栏未剔除素材 + 该栏摘要。

对比上期：可选上期期次对照同栏目/同单位内容，避免把上周已写过的事当成本周新进展。

下载原稿：看板“⋯ → 下载原稿”导出 Markdown，按“单位 → 栏目”排列，只含已提交单位、原文逐字保留，不带采纳/剔除标记。

第六步：生成成稿

点“进入成稿”。系统按期次栏目、栏目摘要和大纲预设铺出一份“要素稿”——不是 AI 直接写好的完整文章，而是带标题、分节和摘要要点的骨架，供你修改或送去写作台润色。

大纲与格式

• 大纲预设：公文标准（导语 + 三节）、政务简报（只要一级、条目短）、扁平清单（逐条列出、无导语）、自定义（按栏目顺序铺）。
• 格式规则：一级/二级序号写法、标题写法、是否生成导语、小节间空行数。
• 栏目合并：几个栏目可合并成一节并起名，选择是否带“原栏目名：”前缀；只影响骨架，不动摘要。
• 参考期次：最多 3 期、每期节选 1500 字，供“带入写作台”示范行文。

编辑与检查

• “重铺骨架”按当前预设重建正文，覆盖现有正文但不动摘要和素材，已有内容会先确认。
• 正文用 Markdown 编辑/预览：# 是文种标题行（不编号），## 起才是分节。
• 底部“大纲提示”只提醒不阻止导出：缺一级标题、层级跳跃、空小节、单节超 800 字等。
• “素材底册”可看将进入 AI 的素材与摘要，也可合并/拆分/重命名/移动/删除栏目；删除栏目会清空该栏素材与摘要，不可恢复。

三种交付方式

1. 带入写作台：把要素稿、格式要求和参考期次拼成提示词送到 智撰工坊，由 AI 润色成文，生成时消耗 AI 次数；跳转依赖浏览器本地存储。
2. 在公文编辑器中打开：新建公文文档，只交标题和正文，不含抬头/落款；消耗 1 次新建文档额度。
3. 导出 Word：按 GB/T 9704 公文版式导出标题、正文和页码，消耗导出次数。未定稿时文件名带“（草稿·未定稿）”，避免草稿被当成定稿上报。

导出 Word 不包含红头、份号、密级、版记等要素。需要时请在 Word 里补齐，或导入公文编辑器/用公文秒排排版。

保存与历史：停止输入约 2 秒自动保存，自动快照最快 10 分钟一次；“⋯ → 历史版本”是服务端版本（最多 30 版，可恢复），工具栏“历史”是本机缓存（最多 20 版，含未保存中间态）。

第七步：定稿归档

点“定稿归档”前，系统会列出能算出来的事实：哪些栏目名没出现在正文里（确无进展还是漏写）、多少条素材被剔除（是否误操作）。勾选“我已逐项核对”后才能确认。

定稿后：填报、撤回、修改全部锁定，成稿页只读；仍可导出、看历史版本、复制全文、带入写作台。要再改，必须“重新开启汇总”：期次退回汇总中、成稿复位为草稿，填报也会重新开放。删除期次会连带单位、填报内容、成稿一起删除，不可恢复。

状态与权限速查

单位状态：未填报、草稿、已退回、已提交；逾期提交额外标记“补报”。

额度与消耗

具体额度与套餐权益以会员与权益页面为准。

注意事项

• 截止时间 ≠ 报送区间：前者是交稿时限，后者是工作覆盖周期。
• 发布前把“未指派、无可用邮箱、单位重名”清零，否则催报大概率失败。
• 删除栏目、单位、期次都不可恢复；删栏目会让该栏素材与摘要不再可用（成稿页删除会清除数据）。收集中改栏目会立即影响填报页，改完通知单位。
• 验证码只发给对应单位；刷新后旧码立即失效。群消息所有人可见，系统不会在群里列未提交名单。
• “采纳”只是优先级标记，“剔除”才是唯一不进 AI 的操作；未标记素材也会进 AI。
• AI 只做归纳、归并和措辞润色，不替你核实事实；数字、人名、提法要人工核对。
• 草稿 Word 文件名带“（草稿·未定稿）”，不要当定稿上报；涉密和敏感材料不要填。

常见问题

未登录能填报吗？链接或验证码失效怎么办？ 可以，用汇总人给的链接 + 4 位验证码即可。链接默认 120 天有效，过期或被改动会失效，联系汇总人重发；验证码错误时确认拿的是最新码（汇总人刷新过就会换码）。

催报为什么失败？ 常见原因是没有可用邮箱：填报人账号没有登录邮箱/办公邮箱，也没填“收件邮箱覆盖”；或者单位未指派填报人。失败清单会给出具体单位和原因，补齐后补发即可。

已提交或定稿后还能改吗？ 已提交：登录填报人“撤回”后改，验证码填报人直接改完“重新提交”覆盖。定稿后：需要“重新开启汇总”，期次退回汇总中，填报也会重新开放，改完需重新定稿。

采纳和剔除到底差在哪？ 采纳只是标记“这条优先”，不改变是否进入 AI；剔除才会让素材不进入 AI。没标记的素材同样会进入 AI。

成稿是 AI 直接写的吗？导出 Word 为什么没有红头、版记？ 不是。成稿页先铺“要素稿”；AI 用在栏目摘要、素材润色和“带入写作台”后的成文润色上，最终仍需你核对。导出只有标题 + 正文 + 页码，不含红头、份号、密级、版记，需要时请在 Word 补齐或用公文秒排排版。

相关帮助

• 会员与权益：额度怎么算
• 微信登录与账号绑定
• 导出 Word / PDF 的通用说明